أعلان الهيدر

.

وظائف حكومية

أهرام الجمعة الإسبوعى

أخبار

الخميس، 28 فبراير، 2013

الرئيسية تعلم فنون السكرتارية الحديثة

تعلم فنون السكرتارية الحديثة


تعلم فنون السكرتارية الحديثة .

 
ما هي السكرتارية وما هي مواصفات السكرتير ؟؟

مفهوم السكرتارية :

هي ذلك الجهاز من العاملين المنظم لمكتبات الادارة الصادرة منها والواردة اليها .

وتعتبر بمثابة الساعد الأيمن للمدير والمسؤلين في إنجاز وأداء أعمالهم .

وقد اشتقت كلمة سكرتارية من أصل الكلمة الانجليزية ( SECRETARY)

والمشتقة من كلمة ( SECRET) أي سر...


تعريف السكرتير :

هو الموظف الذي يقوم بمساعدة رئيسه في حفظ أسراره وترتيب أعماله وتسجيل

معلوماته وتنظيم وقته بشكل دقيق بسهولة ويسر ...

وظيفة السكرتير : 
1- معالجة البريد الصادر والوارد ..

2- استقبال الزوار..

3- الرد على الهاتف ..

4- أعمال الطباعة ..

5- الحفظ والتصنيف ..

6- تجميع المعلومات ...

وغيرها ........

الفرق بين السكرتير والطابع " الكاتب" :

السكرتير أشمل وأوسع حيث أن السكرتير يقوم بالطباعة فهي جزء من الأعمال التي يمارسها ..

حيث أن أعمال الطباعة تتمثل بجميع ما يطبع على الآلة الكاتبة كالرسائل والمذكرات ..الخ ..

أضيف إلى ذلك أن الطابع ليس لديه إلمام بأعمال السكرتير حتى الأساسية منها والتي تتمثل

في تنظيم المواعيد والاجتماعات والرد على المكالمات الهاتفية....الخ بعكس السكرتير الذي

بالإضافة إلى إتقانه هذه الأعمال فإن عليه أن يتقن الضرب على الآلة الكاتبة ..

ونتيجة لذلك بإمكاننا وضع قاعدة عامة وهي

أن كل سكرتير طابع وليس كل طابع سكرتير ....

الصفات الواجب توافرها فيمن يقوم بأعمال السكرتارية :

1.الصفات الشخصية
2.الصفات العلمية
3.الصفات العملية

سأفصل قليلاً :

أولاً : الصفات الشخصية :

o أن يكون صادقاً أميناً يحفظ أسرار المؤسسة .

o أن يتميز باللباقة وحسن التصرف .

o أن يتصف بالذكاء وقوة الذاكرة .

o أن يتصف بالطلاقة في التعبير وحسن الاستماع .

o أن يكون قوي الثقة بالنفس .

o أن يهتم بالمظهر الحسن والانتظام في العمل .

ثانياً : الصفات العلمية :

o أن يكون حاصلاً على شهادة تؤهله لأعمال السكرتارية .

o أن يكون واسع الاطلاع على ما يجد في مجال عمله .

o أن يكون ملماً بالأنظمة والقوانين المرعية في المؤسسة .

o أن يكون قادراً على التعبير بلغة صحيحة بالإضافة إلى اللغة الانجليزية .


ثالثاً : الصفات العملية :

أن يكون ملماً بما يلي :

o الطباعة

o الإملاء

o النسخ والتصوير

o استعمال الهاتف

o معالجة المعلومات

o مهارة الاتصالات
وغيرها .....

الدرس الثاني : التعرف على أنواع السكرتارية وأعمال كل نوع ...



أنواع السكرتارية :

خاصة

متخصصة

عامة

أولاً : السكرتير الخاص :

هو موظف يختاره رئيسه من جهاز السكرتارية لتنظيم العمل ضمن مواصفات معينة نظراً

لثقة رئيسه به ولكفاءته في العمل …

وتتلخص أعماله فيما يلي :

1-استقبال الزوار وفق جدول محدد ..

2-الرد على المكالمات الهاتفية ، وتسهيل مكالمات الرئيس مع الآخرين ..

3-تنظيم وقت الرئيس خارج المؤسسة ..

4-حفظ الوثائق الخاصة بالرئيس في ملفات محددة ..

5-القيام بالأعمال الكتابية الخاصة بالرئيس ..

6-مساعدة الرئيس في ترتيبات السفر ..

7-مساعدة الرئيس في عقد الاجتماعات والحفلات ..

ثانياً : السكرتارية المتخصصة :
السكرتير المتخصص هو الذي يقوم بعمل معين من أعمال السكرتارية

ويتفرع إلى فروع عدة وهي :

* مدير المكتب

* القانوني

* الصحفي

* الطبي

* الفني

* التعليمي

* الإحصائي

أعمال السكرتير المتخصص بشكل عام :

• دراسة ما يقدم له من قبل رئيسه في مجاله الخاص مع تقديم تقرير فني موجز ..

• ملازمة الرئيس في حضور الاجتماعات الفنية لتقديم المعلومات اللازمة له ..

• الاطلاع على ما يستجد في مجاله تخصصه من الأبحاث والتقارير العلمية وتقديمها للرئيس..

• حفظ وترتيب وتصنيف الوثائق والأوراق الفنية في ملفات خاصة ليسهل الوصول إليها ..

أ) مدير المكتب :

تتلخص أعماله :

• تلقي التعليمات من الرئيس وتنفيذها ...

• البحث في الرسائل الواردة وعرض المهم منها على الرئيس ..

• التمتع بحق التوقيع على الرسائل الصادرة عن مكتب الرئيس إلا الذي يصدر

بموجبها أمر من الرئيس بوجوب الاطلاع عليها ...

• حضور الاجتماعات مع الرئيس ...

• حضور المؤتمرات الصحفية ...

• مرافقة الرئيس في زيارته ورحلات عمله اذا طلب منه ذلك ...

ب ) السكرتير القانوني :

تتلخص أعماله :

• فحص القضايا المرفوعة ضد المؤسسة من الأفراد أو المؤسسات ..

• صياغة القرارات الادارية من الناحية القانونية قبل اصدارها ...

• الرد على الشكاوي والتظلمات الواردة من الأفراد والمؤسسات الأخرى ...

• حضور الجلسات مع الرئيس للاستعانة به من الناحية القانونية ...

• دراسة حالات النقل والترقية والعلاوات ...

ج ) السكرتير الصحفي :

تتلخص أعماله :

• الاطلاع على جميع الصحف واقتطاع الجزء الخاص بالمؤسسة وإلصاقه على ورق خُصص

لهذا الغرض ، وإرساله إلى الجهة المختصة للرد عليه وبعد تلقي الرد يعرضه على الرئيس

ثم يرسله إلى الصحف للنشر ...

• يزود الرئيس بجميع الاشياء المحلية والعالمية التي لها علاقة بمنشأته ...

• يحضر المؤتمرات الصحفية التي يعقدها الرئيس وهو الذي يوجه الدعوة لرجال الصحافة ..

د) السكرتير الطبي :

تتلخص أعماله :

• استقبال المريض وأفراد عائلته.

• حفظ سجلات المريض.

• معالجة البريد الوارد والصادر .

• استقبال المكالمات الهاتفية والرد عليها .

• كتابة الرسائل والتقارير والبحوث على الآلة الكاتبة .

• تزويد العيادة او المستشفى بالمستلزمات الضرورية .

ه) السكرتارية التعليمية : وتتلخص أعماله :

• استقبال الأشخاص المترددين على القسم ..

• استقبال المكالمات الهاتفية ..

• اعداد بعض حفلات الشاي ..

• حفظ الأوراق والمستندات ..

• مساعدة أعضاء هيئة التدريس ..


و) السكرتارية الفنية :
وتتلخص اعماله :

• يقوم بالدراسات والأبحاث التي تتطلب من الرئيس .

• تقديم البيانات والمعلومات المتعلقة بطبيعة تخصصه أثناء الاجتماعات التي يعقدها الرئيس .

• يعرض على الرئيس أحدث المعلومات والتقارير والأبحاث مع التعليق عليها ..

ز) السكرتارية الإحصائية :

وهو الذي يقوم بجمع البيانات الإحصائية من مصادرها المحلية والأجنبية ويكون على اتصال

وثيق مع هذه المصادر ويحتفظ بهذه البيانات بشكل منسق ومنظم للرجوع إليها عند الحاجة ...
ويتفرع إلى فروع عدة وهي :

* مدير المكتب

* القانوني

* الصحفي

* الطبي

* الفني

* التعليمي

* الإحصائي

مهارات إدارة المكاتب والسكرتارية الحديثة .
يمارس كثير من مديري المكاتب في الأجهزة الحكومية دوراً مهماً في العملية الإدارية بشكل عام وإدارة المكاتب بشكل خاص.
وقد حرصت بعض الجامعات والمعاهد المتخصصة في قطاعات الإدارة العامة وإدارة الأعمال على إبراز الدور القيادي لمدير المكتب لا على أساس أنه سكرتير يدير أعمال رئيسه فحسب، بل على أساس أنه مشرف على مجموعة من العاملين يتفاعلون معاً لخدمة مكتب متكامل يديره رئيس له.ويعتقد بعض المختصين في علم الإدارة المكتبية أو إدارة المكاتب، أن مديري المكاتب في الأجهزة الحكومية في دول العالم الثالث لا يؤدون المهام المناطة بهم على الشكل المطلوب، لأسباب كثيرة منها:
 أن الواقع الإداري في الأجهزة الحكومية لم يفهم الطبيعة الفنية لأداء هذه الوظيفة، بالإضافة إلى الطبيعة الاجتماعية المتوارثة التي تحكم كثيراً من التصرفات الإدارية في بيئة العالم الثالث، بسبب عدم وجود ثقافة إدارية مهنية واضحة ونقص الخبرة والتجربة، والمؤهلات العلمية، وعدم وضوح مهام الوظيفة.وقد نشرت بعض الدراسات عن هذا الموضوع، وأشار الكثير منها إلى أن مدير المكتب الناجح هو الذي يقوم بأداء ما لا يقل عن 75% من العمل اليومي لرئيسه، وتتمثل هذه النسبة العالية من المهام في القيام بأداء المهام اليومية والعادية (الروتينية)، والتي تتزايد كلما زادت المسؤوليات والصلاحيات لهذا الرئيس. بينما تتمثل النسبة الباقية من الأعمال وهي 25% في قيام الرئيس بأعباء رئيسة تتطلب وجود رأيه مثل:
التخطيط، والتوجيه، ووضع السياسات وغيرها.ويجب على مدير المكتب أن يتمتع بصفات إدارية وشخصية متميزة، كي تساعده في أداء مهامه، فبالإضافة إلى أهمية حصوله على المؤهل العلمي المناسب، وإلمامه بالأنظمة واللوائح والتنظيمات الإدارية لأنظمة الخدمة المدنية - إذا كان مدنياً - وكذلك الأنظمة الخاصة بالجهاز الإداري التابع له، فإن عليه الحصول على معلومات واسعة عن مهام وظيفته، وكيفية التعامل معها من خلال ما تتطلبه الوظيفة من واجبات ومسؤوليات، بالإضافة إلى مهارة السيطرة والتحكم وتوزيع العمل داخل المكتب، وممارسة عناصر العملية الإدارية كالتخطيط والإشراف والمتابعة.
إن من أهم وأبسط المهام التي يجب أن يزاولها مدير المكتب هي الإشراف على سير العمل والعاملين والتخطيط له، وتنظيم المعاملات والقدرة على استرجاعها، وتنظيم أوقات الرئيس في مكتبه وخارجه، وترتيب الزيارات والمقابلات، واحترام الوقت والآخرين، والتعامل الإيجابي في بيئة العمل، والإخلاص والتفاني والإبداع، والحفاظ على خصوصيات وأسرار رئيسه، وإدخال التقنية المساعدة لإجراءات العمل، والحرص على إدخال القوى العاملة النشيطة.
ولعل البعض يتساءل عن الفروقات بين وظائف مدير عام المكتب مدير المكتب والسكرتير. والجواب عن ذلك يكمن في التصنيف الوظيفي الذي وضع لهذه الوظيفة نتيجة لارتباطها بوظيفة المسؤول عنها، فقد يكون المسؤول مديراً، وقد يكون مديراً عاماً، وقد يكون وكيلاً مساعداً، وقد يكون وكيلاً، وقد يكون وزيراً... وهكذا، فلكل من هذه الوظائف ما يميزها عن غيرها من حيث النسبة الإشرافية والقوة في الصلاحيات المرتبطة بالمسؤوليات. وقد حددت أنظمة الخدمة المدنية تسلسل هذه الوظائف.
وعادة ما ترتبط وظيفة مدير المكتب بالوظيفة داخل الهيكل الإداري دون الارتباط بالمسؤول، بينما ترتبط وظيفة السكرتير - أو السكرتير الخاص - في شخص المسؤول باعتباره أكثر التصاقاً بأعماله الخاصة والعامة.إلا أن بعض المسؤولين - في بعض الدول المتقدمة إدارياً - عند انتقالهم من مكان إلى مكان آخر يقومون بنقل فريق العمل بالمكتب كاملاً كي لايستغرقوا وقتاً طويلاً في فهم الطبيعة الخاصة للتعامل بينهم وبين العاملين الجدد مع الأفكار والتوجهات الإدارية التي يؤمنون بها.
الصفات العلمية الواجب توفرها في السكرتير1 التخصصاكتساب التحصيل العلمي في مجال السكرتارية.2 الثقافة أ الإلمام بالأمور العامة والاجتماعية.ب الإلمام باللوائح والنظم المعمول بها في محيط البلد التي يعمل بها.3 اللغةالقدرة على التحدث والكتابة بلغة البلد التي يعمل فيها.الصفات العملية الواجب توفرها في السكرتير1 التنظيم الإلمام بالنظم الإدارية.2 العلاقاتالقدرة والمرونة في تكوين العلاقات الشخصية والعملية.3 اللوائح والتعليماتالإلمام بالأنظمة والمعلومات التشريعية والإدارية المعمول بها.

أعمال السكرتيرالاستقبال، التنظيم، الحفظ، التنسيق، السفر، تدوين الملاحظات، استلام وتسليم البريد، الرد على المكالمات الهاتفية.

الاتصالات الهاتفيةأهمية الاتصالات الهاتفية:1 السرعة في نقل المعلومات 2 السرعة في انجاز الاعمال 3 اعطاء المتكلم الفرصة لشرح وجهة نظره.قواعد الاستخدام الأمثل لأجهزة الاتصال الهاتفي1 مكان الجهاز على الناحية اليسرى من المكتب، 2 سماعة الهاتف في مكانها الصحيح على الجهاز 3 الاحتفاظ باحدث الادلة والنماذج الهاتفية، 4 المعرفة بكيفية اجراء المكالمات الداخلية والدولية 5 المعرفة بكيفية تدوين الرسالة الهاتفية، 6 عدم تشجيع الاصدقاء على الاتصال اثناء العمل ، 7 معرفة اماكن تواجد الرئيس.

آداب استخدام الهاتف عند طلب الاتصال بالغير1 التأكد من صحة الرقم المطلوب 2 الايجاز في الحديث ، 3 إنهاء المكالمة بطريقة طبيعية 4 تعزيز الاتصال الهاتفي برسالة.

آداب استخدام الهاتف أثناء الحديث 1 التحدث بصورة مهذبة، 2 التحدث في السماعة بهدوء ، 3 الابتعاد عن الكلام المبالغ فيه ، 4 عدم الغضب أثناء الحديث ، 5 الإصغاء إلى المتكلم جداً ، 6 عدم تناول الطعام والشراب اثناء الحديث ، 7 الاعتذار عند اي تأخير ،8 إعادة السماعة بهدوء إلى مكانها الصحيح.

ملاحظة:هناك قواعد اخرى خاصة عند الانشغال بمكالمتين في وقت واحد ومن الذي ينهي المكالمة أولاً المتصل ام المستقبل وكيفية معالجة المكالمة الطويلة,,, الخ.

دور السكرتير في إعداد الرحلة للرئيس1 الاستعلام عن وسيلة السفر المفضلة، 2 الاستفسار عن موعد السفروالعودة وإجراء الحجز، 3 الاتصال بالفندق لحجز مكان المبيت، 4 إعداد جدول خط سير الرحلة، 5 اعداد المعلومات والبيانات اللازمة للرئيس، 6 الاتصال بالاشخاص والفئات الذين سيتعامل معهم الرئيس، 7 إعداد الترتيبات المالية اللازمة، 8 تأجيل/ إلغاء أي مواعيد مجدولة نظراً للسفر، 9 إعداد ملف كامل للرحلة.

أعمال السكرتير أثناء غياب الرئيس1 التصرف في المسائل الروتينية، 2 إعداد قائمة باسماء الزوار والمراجعين، 3 اعداد بيان بالمكالمات الهاتفية الواردة اثناء غياب الرئيس، 4الاتصال بالرئيس من وقت لآخر لإعلامه بالاحداث الهامة، 5 إعداد ملفين لاطلاع الرئيس عليهما فور عودته من السفر.ا ملف للمواضيع التي تم البت فيها.ب ملف المواضيع المؤجلة

السكرتير بعد عودة الرئيس1 عرض الملفين السابقين ، 2 مساعدة الرئيس في اعداد تقرير الرحلة، 3 إعداد رسائل شكر لمن ساهم في انجاح الرحلة.

تنظيم مقابلات الزوار1 السماح بالمقابلات الضرورية ، 2 المقابلات بمواعيد محددة مسبقاً، 3 عناية السكرتير بمكتبه وتجهيزه لراحة الزوار ، 4 عدم الاعتماد على الذاكرة في تحديد المواعيد، 5 استقبال الزائرقبل السماح له بمقابلة الرئيس، 6 مراجعة مفكرة الرئيس يومياً، 7 إعداد سجل للرئيس بمواعيده ومقابلاته، 8 ضرورة إبلاغ الرئيس قبل دخول الزائر ، 9 معرفة اماكن تواجد الرئيس باستمرار لتذكيره بالمواعيد.

المهارات المكتبية للسكرتير1 فتح البريد، 2 كتابة المراسلات، 3 متابعة المراسلات الصادرة والواردة، 4 التخلص من الأوراق الزائدة، 5 استخدام آلة التصوير.

أولا: فتح البريد:عندما تعمل مع البريد الوارد اتبع الخطوات التالية:1 تأكد من وجود عنوان المرسل على الخطاب، 2 افتح البريد فور وصوله ، 3 افرغ المحتويات وتأكد من ان المظروف قد اصبح خالياً تماماً، 4 تأكد من وجود كل المحتويات المذكورة في الرسالة داخل المظروف، 5 اكتب تاريخ الاستلام على المراسلات الواردة، 6 وزع البريد على من يهمه الأمر.

ثانياً: كتابة المراسلاتيجب ان تكون مستعداً دائماً لتأدية مهمتك باحتراف:1 جهز أوراقا لإعداد المراسلات، 2 يفضل أن تضع الاوراق فوق المكتب دائماً، 3 يكون بجوار الأوراق أقلام للكتابة، 4 احتفظ بنسخ من المراسلات السابقة، 5 يوجد في برنامج (ميكروسفت وورد) نماذج للمراسلات العربية والإنجليزية.
ثالثاً: متابعة المراسلات الصادرة والواردةلاينبغي ان نلقي باللوم على الطرف الآخر لأنه لم يرد فقد تكون له اسبابه فإذا قلنا: مازلنا بانتظار ردكم فكأننا نقول للعميل أنت مخطىء فقط,, علينا أن نعرف القارىء ان هذه هي رسالتنا الثانية دون إصدار حكم مسبق.ليس من الضروري إرفاق صورة الرسالة الأولى مع الثانية فمن السهل إرسالها بهدف توفير الوقت.يفضل مخاطبة القارىء برسالة جديدة من مدخل جيد.يستحسن تحديد موعد قاطع ونهائي لتلقي الرد مع شرح اسباب هذا الموعد ومبرراته فالتاريخ المحدد يحفز المتلقي بسرعة.

رابعاً: التخلص من الأوراق الزائدةخصص ملفاً للأوراق الواردة، ويكون في الدرج القريب للمكتب لأن الحافظة التقليدية للأوراق بمثابة ملف نشط ثبت فضله.حدد الأولويات بتخصيص ملف للأوراق ذات الأهمية القصوى والتي يجب أن تقوم بها يومياً, وتخصيص ملف آخر للأوراق التي يمكن تأجيلها.حدد ملفاً خاصاً للمشاريع المنتهية,.هناك نوع رابع من الملفات للأوراق التي قد تحتاج إلى متابعة مثل الدراسات التي انتهيت منها وفي الانتظار موافقة او توقيع مديرك عليها.أزل من على مكتبك أي أدوات مكتبية زائدة .

خامساً: استخدام آلة تصوير المستنداتتوفير آلة التصوير للمستندات وحسن استخدامها من الأولويات الضرورية التي تعكس مهارات السكرتارية الناجحة.1 الألمام بمميزات آلة التصوير يساعد على استخدامها الاستخدام الامثل والقصوى في التصوير.2 الإلمام بكفاءة وقدرة آلة التصوير يمكن الاستيعاب لحجم وامكانية الكيفية القصوى في تصوير المستندات.3 المعرفة السطحية لعملية صيانة الآلة ضرورية في كسب الوقت وتوفير المال.

تلخيص المقالاتالتعريف: هي عملية إظهار المقالات بصورة متميزة بأقل عدد من الكلمات مع عدم الإخلال بالمعنى الحقيقي للمقال.

أهمية تلخيص المقالات:1 توفير وقت القارىء، 2 تمكين الرئيس من التفرغ لمهامه الأخرى، 3 إكساب الشخص القدرة على فهم المعاني بسرعة.الهدف من التلخيص: 1 وضع المعاني والأفكار في كلمات قليلة ومختصرة، 2 إعطاء فكرة واضحة عن موضوع المقال، 3 تجنب التكرار في الألفاظ والدقة في العبارات.طرق التلخيص : تتم عملية تلخيص المعاني والأفكار في كلمات قليلة ومختصرة1 التلخيص بالاختيار: وهو اخذ ماله أهمية، 2 التلخيص بالتركيز: وهو ترك ما ليس له أهمية.

الطريقة العلمية للتلخيص1 جمع البيانات.2 تصنيف البيانات والمعلومات، 3 الربط بين المعلومات، 4 وضع خطوط بالقلم الرصاص تحت الافكار والجمل الرئيسية, 5 حذف كل ما يدل عن الفكرة الرئيسية، 6 إعطاء معنى لهذه المعلومات يدل على مضمونها، 7 تحليل النتائج، 8 توزيع الموضوع الى فصول وابواب ، 9 كتابة الأجزاء المختارة من جديد بربط متناسق في جمل صحيحة، 10 كتابة المرجع هذا المختصر.

المبادئ الأساسية1 عزز وحافظ على الاحترام.2 أنصت وتجاوب مع المشاعر.3 اطلب المساعدة لحل المشاكل.

لكى تكون سكرتيرا ناجحا .


مقومات السكرتير

يتعين على السكرتير الماهر إضافة إلى تأهله تأهيلا علميا مناسبا، ضرورة تمتعه بمجموعة من المقومات الشخصية الخاصة بهم. ويقصد بذلك مجموعة الخصائص الشخصية والنفسية التي تتوافر بشكل عام في الشخص ذاته، طبيعته العامة، ومقوماته الخاصة، والتي يختلف بها عن غيره من الأشخاص. وهذه المقومات ضرورية وهامة جدا لنجاح السكرتير في أداء عمله بالكفاءة العالية ولتحقيق المستوى الجيد من الأداء.

ومن هذه المقومات:-

1- الشكل العام: وهو ما يطلق عليه الوجه المقبول، السمح، المبتسم الابتسامة المريحة، التي تبعث على الارتياح.

2- حسن المظهر: يتفق هذا العامل مع طبيعة عمل السكرتير- ويعد من الضروريات الهامة لنجاح العمل، وتحقيق الهدف الكامل من الوظيفة، حيث يكون السكرتير في مقدمة المستقبلين للزوار، وعملاء المؤسسة.
ويتطلع الزائرون للمنشأة دائما إلى مقابلة السكرتير، ومن خلال تلك المقابلة الأولى، يستطيع الزائر أن يأخذ انطباعا جيدا عن المنشأة، التي يقوم بزيارتها أو العكس، ويتعين التمتع بالبساطة، والأناقة المعتدلة.

3- الحكمة والصبر: يتطلب ذلك التمتع بمقومات شخصية: بعدم التسرع في الحكم على الأشياء، ولابد من الصبر عند مواجهة الأمور الصعبة، والمشاكل المفاجئة والطارئة، ومحاولة استيعابها واستعمال العقل في حلها.

4- التفكير المنظم المنطقي: عند طرح المواضيع والأمور العملية، لابد من السكرتير بدراسة هذه المواضيع بتمعن، حتى يستطيع من خلال ذلك اتخاذ القرار الصحيح والمناسب، وإبداء المشورة والنصح، والرأي السليم عند اللزوم.

5- أمانة السر: لابد من توافر المقدرة الشخصية، للمحافظة على كافة الأسرار التي اطلع ويطلع عليها أثناء خدمته. حيث أن طبيعة عمل السكرتير تسمح له بصفة مستمرة الإطلاع على كثير من أسرار العمل. لذا يتعين أن يكون شاغل هذه الوظيفة متمتعا بالأمانة، والصدق في المعاملة، حتى يتمكن من شغل هذه الوظيفة.

وظائف السكرتير

إن التعرف على وظائف السكرتير، يؤدي به إلى فهم وتوضيح أبعاد ومهام هذه الوظائف ودراسة مدى أهمية هذا النوع من الوظائف في كافة المنشآت.

السكرتير الخاص:

هو أحد مساعدي المدير ومعاونيه المقربين، وهو بمثابة مدير أعماله. ويتولى هذه المسؤولية في كثير من المنشآت، المتمتعون بالثقة الكاملة من جانب المدراء ورجال المال والأعمال، ومن أهم وظائف السكرتير الخاص:
1- تنظيم وقت المدير في إطار المواعيد المحددة لنشاطه ولقاءاته اليومية.

2- تنفيذ توجيهات المدير ومتابعة نتائج التنفيذ الكاملة لها.

3- الإطلاع مبكرا على الصحف، والمجلات اليومية، وتقديم ملخص واف لمديره على بعض الأمور التي وردت بها، وتتعلق بمصالح ونشاط المؤسسة التي يعمل بها.

4- القيام بتنفيذ بعض الأعمال نيابة عن المدير، والتي قد توفر الجهد والوقت لمديره.
5- المحافظة بشكل كامل على أسرار مديره ونشاطه.

6- إبداء الرأي ووجهة النظر في بعض الأمور كلما طلب منه ذلك

7- عدم شغل مديره بالأمور البسيطة، وذلك بإنجازها نيابة عنه.

السكرتير العام:

هذا النوع من الوظائف يتولاها بإشراف كامل ودقيق، موظفو السكرتارية المتمتعون بالخبرات الطويلة، والكفاءة العالية، ومستوى الأداء الجيد، طوال فترة خدمتهم بالمنشأة ويتم اختيارهم بعناية لأداء وظيفة السكرتير العام، والسكرتير العام هو القائم بأعمال أمين سر مجلس الإدارة في المؤسسات والشركات والمنشآت العامة الاقتصادية، وأمين عام الدائرة (سكرتير الدائرة الحكومية) ومديروا إدارات السكرتارية في بعض المنشآت.

يتضمن التنظيم الإداري في المؤسسات، بصفة مستمرة وظيفة هامة وهي (السكرتير العام)، وذلك للقيام بمجموعة من الوظائف الضرورية وهي:

1- الإشراف الإداري على أعمال أقسام إدارة السكرتارية، ويتضمن ذلك توجيه رؤساء أقسام الإدارة، وتوزيع الأعمال عليهم، بما يضمن القيام بأداء مجموعة الوظائف التي تساعد الإدارة، وتتضمن إدارة السكرتارية، أقسام الطباعة، وأقسام البريد الوارد، والبريد الصادر، أقسام العلاقات العامة والخدمات الإدارية الأخرى.

2- تجميع التقارير الإدارية والفنية عن نتائج الأداء على مستوى كافة إدارات المؤسسة وأقسامها، وإعداد تقرير عام شامل، متضمنا التحليل المالي والإحصائي الضروري.

3- إصدار التعليمات التنفيذية للإدارة في أقسام ووحدات إدارة السكرتارية، ومتابعة تنفيذها.

4- حضور الاجتماعات الدورية، وإعداد جداول الأعمال ومحاضر الاجتماعات وعرضها على المسؤولين ومتابعة تنفيذ القرارات التي اتخذت.

5- الاشتراك في إجراء الاختبارات للمرشحين لوظائف السكرتير، والكتبة الإداريين، وإبداء وجهة نظره في مستوى كل منهم.

تنظيم وقت المدير

يعد تنظيم وقت المدير أحد الوظائف الرئيسية للسكرتير الخاص الناجح، لان جزءا كبيرا من وقت المدير يستغل في مقابلة الزائرين، وأصحاب المصالح، ورجال الأعمال، بهدف بحث ومناقشة الأمور المشتركة، فانه يتعين ضرورة دراسة نوعية الزائرين والواجبات التي يكلف بها السكرتير لتحقيق هذا الهدف، وهو التنظيم الجيد للوقت بحيث يتمكن المدير من استغلال وقته استغلالا نافعا وكاملا.
ومن الضروري للسكرتير الخاص التعرف على نوعية الزائرين، والمترددين على مكتبه لمقابلة المدير، وذلك بهدف دراسة نوعية الزائر، وكيفية معاملته أثناء الزيارة لما لذلك من تأثير واضح على علاقة الزائر بنشاط المؤسسة ومدى تأثير المقابلة على إيجاد حلول كثيرة للمشاكل التي قد تواجه المدير من هذه الزيارة، ونتعرض فيما يلي لبعض أنواع الزائرين والأمور التي يجب مراعاتها من جانب السكرتير، للتعرف على نوعية الزائر وكيفية معاملته، وكذلك دراسة أساليب تنظيم الوقت:

أولا: العاملون بالمنشأة:

وهم موظفوا المؤسسة التي يعمل بها السكرتير، ويتعين التفرقة بين نوعين من العاملين:

1- رؤساء المدير وزملاؤه (مديرو الإدارات الأخرى):
هذه الفئة من الزائرين تتردد على المدير بصفة مستمرة واكثر من مرة في اليوم بهدف اللقاء، والمشاركة في بحث موضوع عاجل بين الزملاء من المديرين، أو اخذ رأي في مشكلة طارئة، دون الحاجة إلى عقد اجتماع. وتهدف أيضا التنسيق المستمر في أمور العمل المشتركة فيما بينهم بغرض المساهمة في تحقيق الهدف المنشود للمنشأة التي يعملون بها، ألا وهو النجاح الكامل.
ويجب أن يعلم السكرتير دائما أن رؤساء المدير وزملاؤه لهم كامل الحرية في أي وقت للقاء المدير بدون موعد سابق. ويتم اخذ موعد اللقاء عادة بالهاتف دون تدخل السكرتير في ذلك

2- موظفو الإدارة ومرؤوسو المدير في العمل:
ويشمل ذلك مجموعة الموظفين الذين يعملون تحت إشراف المدير، ورئاسته لهم، وتختلف لقاءات المدير لكل منهم طبقا لما يلي:

أ- حالة طلب الموظفين لمتابعة نتائج عمله، ومستوى الأداء أو تقديم تقرير يتعلق بالعمل وظروفه، يتم اللقاء مباشرة عن طريق استدعاء الموظف بواسطة السكرتير بدون موعد مسبق.

ب- عند رغبة أحد موظفي الإدارة مقابلة المدير لأمر شخصي يتعلق بالموظف نفسه (تقديم التماس ترقية، إجازة، عرض وجهة نظر خاصة بالعمل..الخ) ففي تلك الحالة: يتعين على السكرتير معاملة زملائه في العمل بكل ود واحترام متبادل حتى تسود روح التعاون بين الجميع داخل الإدارة، وعلى السكرتير تقديم العون له، عن طريق تحديد ميعاد مناسب لمديره لان لا يؤدي إلى ضياع الوقت.

ثانيا: رجال الإعلام والصحافة:

قد يرغب رجال الإعلام والصحافة في القيام بزيارة لمدير المؤسسة للأسباب التالية:

أ- أخذ حديث صحفي من المدير يتعلق بوجهة نظره في موضوع معين وله صلة بنشاط المنشأة.

ب- رغبة المدير في عمل دعاية معينة لمنتجات المنشأة التي يعمل بها

ج- محاولة أحد رجال الإعلام التردد على المؤسسة سرا بهدف جمع معلومات صحفية عن موضوع معين يتعلق بعمل المنشأة.

فيتعين الإدراك بان رجال الإعلام أذكياء يبحثون عن الأخبار الصحفية القابلة للنشر، ويتعين على السكرتير الحذر وعدم التحدث أثناء وجودهم في المؤسسة في أمور تتعلق بأعمال المؤسسة، إضافة إلى ضرورة إظهار الاهتمام بهم بلباقة وإخطار العاملين بالحذر أثناء التعامل معهم. ثم إخبار المدير واخذ رأيه قبل التصرف التلقائي حتى لا يحدث خطأ يؤثر على سمعة المؤسسة.

ثالثا: الباحثون عن وظائف:

يجب على السكرتير أن يعلم جيدا أن طالبي الوظائف ينقسمون إلى قسمين:

القسم الأول:
المترددون على المؤسسة للبحث عن وظيفة شاغرة وعلى السكرتير توجيههم إلى قسم الشئون الإدارية.

القسم الثاني:
الذين تقدموا بطلبات سابقة لشغل بعض الوظائف وحدد لهم موعد للمقابلة، ومعظم هذه المقابلات تتم بوجود المدير شخصيا لإجراء المقابلة واختيار الأفضل من بين المتقدمين.

تدعمه Blogger.